Das bludonau Selbstaudit Messe

ist ein kompaktes Tool, mit dem Sie die Potenziale Ihres Messeauftritts rasch und einfach selbst einschätzen können
zeigt Stärken und Handlungsfelder Ihres Messekonzepts auf
liefert in Ihrem individuellen Report konkrete Ansatzpunkte, um Ihre Messeperformance zu steigern

Warum?

Als Instrument der Live-Kommunikation sind Messebeteiligungen weiterhin im Trend. Aktuell stellen 62% aller B2B Unternehmen im D-A-CH Raum regelmäßig auf Messen aus.
Doch auch Messebudgets geraten zunehmend unter Druck und Erfolgsnachweise sind gefragt.
Wer jetzt die vielfältigen Potenziale einer Messeteilnahme optimal nutzt, hat am Ende die besseren Argumente und deutlich mehr Messeerfolg.

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bludonau Selbstaudit Messe

Wie nutzen Sie die Potenziale Ihres Messeauftritts?

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Wie werden die Messebeteiligungen Ihres Unternehmens geplant?

Wir stellen nicht regelmäßig auf Messen aus. Einzelne Messebeteiligungen werden bedarfsorientiert entschieden und haben einen Planungshorizont von wenigen Monaten. Die internen Zuständigkeiten können dabei auch wechseln.

Wir sind Aussteller „aus Prinzip“ und bei den wichtigsten Branchenmessen fix am Start. Unsere Planung folgt dem Turnus dieser Messeveranstaltungen, unser Messekonzept ist im wesentlichen über die Jahre gleich geblieben.

Messeteilnahmen sind ein integraler Bestandteil unserer Marktkommunikation. Ihre Planung ist ein professionell gesteuerter Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten in den Funktionen Marketing und/oder Vertrieb. Trends und Innovationen fließen in unser Messekonzept ein.

In der Markenführung und im Vertrieb unserer Produkte/Dienstleistungen haben Messebeteiligungen strategische Bedeutung. Das Top Management ist in allen Phasen (vor-während-nach der Messe) Sparring Partner der Marketing- und Vertriebsorganisation. Unsere innovativen Messeauftritte haben Benchmark-Status.

Wie ermitteln Sie das Budget für Ihre Messebeteiligungen?

Wir haben kein „Messebudget“. Nach Möglichkeit ziehen wir Erfahrungswerte aus früheren Veranstaltungen heran. Manchmal sehen wir im Nachgang, dass wir die Kosten unterschätzt haben.

Wir kennen die Gesamtausgaben unserer Auftritte aus den Vorjahren (Messestand, Standmiete, Personalkosten, Übernachtung & Verpflegung der Mitarbeiter, Transport & Logistik, Marketing, etc.) und kalkulieren entsprechend. Anstehende Messebeteiligungen unterscheiden sich nicht wesentlich von früheren Veranstaltungen.

Wir haben einen jährlichen Gesamtetat für Kommunikation. Das Messebudget ermitteln wir über einen Prozentschlüssel. Da wir neue Trends in der online & offline Kommunikation verfolgen und einbeziehen, werden die Mittel für diverse Maßnahmen gewichtet und möglichst flexibel zugeteilt.

Messebeteiligungen sind unser impactstärkstes Medium der Livekommunikation. Uns ist wichtig, unsere Messeperformance in Zahlen zu belegen und mit jedem Auftritt besser zu werden. Dafür sind wir auch bereit, (technologisch) neue Wege zu gehen. Mit dem Gesamtetat für Kommunikation im Blick geben wir uns genug Spielraum für ein flexibles Messebudget.

Wie gestalten Sie Ihre Messeziele?

Messeziele? Wichtig ist doch, dass wir dort präsent sind, wo wir unsere Kunden treffen und auch Innovationen präsentieren können. Wir gehen aus Prinzip auf Messen. Schließlich ist der Mitbewerb ja auch da.

Eigentlich verfolgen wir mit jeder Messebeteiligung dieselben Ziele: Markenbekanntheit, Imagepflege, Bestandskundenpflege und die Ansprache von Neukunden. Die Zeit der Geschäftsabschlüsse direkt auf der Messe ist vorbei.

Die Definition unserer Messeziele ist ein Baustein unseres Messekonzepts. Dabei betrachten wir jede Messebeteiligung neu. Die Ziele bestimmen, wie wir uns darstellen (z.B. Art, Größe, Design und Platzierung des Messestandes sowie Produktpräsentation; Auswahl und Steuerung des Standteams; Ansprache und Betreuung unserer Zielgruppen vor, auf und nach der Messe). Marketing und Vertrieb arbeiten gemeinschaftlich an der Zieldefinition.

Die Messeziele bestimmen, wie wir uns darstellen (z.B. Art, Größe, Design und Platzierung des Messestandes sowie Produktpräsentation; Auswahl und Steuerung des Standteams; Ansprache und Betreuung unserer Zielgruppen vor, auf und nach der Messe). Wir achten auf deren konkrete und messbare Formulierung, da wir den Grad der Zielerreichung nach Messeende überprüfen wollen. Neben Marketing und Vertrieb sind in die Zieldefinition auch andere wichtige Funktionen im Unternehmen involviert.

Mit welchen Informationen zu Ihren Zielgruppen auf Messen arbeiten Sie?

Die interne Sicht auf unsere Messebesucher ist wenig differenziert. Sie basiert vorwiegend auf Annahmen und Einzelerfahrungen. Als Aussteller haben wir noch wenig Erfahrung.

Wer unsere Zielgruppen sind, wissen wir aus persönlicher Erfahrung auf der Messe (und aufgrund interner Auswertungen aus dem CRM). Wir orientieren uns vorwiegend an Kriterien wie Branchenzugehörigkeit, Unternehmensgröße und Ansprechpartner.

Im Marketing gehen wir neue Wege. Wir beschäftigen uns mit den Wünschen und Anforderungen diverser Kundenpersönlichkeiten (Buyer Personas), die wir auf der Messe erwarten, um sie bestmöglich servicieren zu können.

Kundenzentrierung ist eine gelebte Haltung in unserem Unternehmen. Das positive Kundenerlebnis an allen Kontaktpunkten der Customer Journey ist uns sehr wichtig. Wir schärfen die Profile unserer Buyer Personas kontinuierlich und entwickeln Messeleads über vorgelagerte Kommunikationsmaßnahmen. Auf der Messe können wir sie dadurch optimal betreuen und weiter entwickeln.

Wie bereiten Sie Ihr Standteam auf anstehende Messebeteiligungen vor?

Unsere Mitarbeiter auf der Messe sind Profis in der Beratung und im Verkauf. Sie benötigen keine besondere Vorbereitung.

Wir legen Wert darauf, dass unsere Standmitarbeiter rhetorisch geschult sind. Besonders wichtig ist uns, dass sie kompetent zu unserem Produktportfolio und den Innovationen, die wir auf der Messe zeigen, Auskunft geben können.

Die Mitglieder unseres Teams am Messestand werden rechtzeitig über die Ziele der Messebeteiligung informiert und erhalten (kurz vor dem Messetermin) ein umfassendes Briefing zur Veranstaltung. Rhetorisch geschulte Mitarbeiter, die kompetent zu Produktportfolio und Messehighlights Auskunft geben können, sind ein Must.

Die Auswahl unserer MitarbeiterInnen für den Standdienst ist spielentscheidend. Wir sorgen dafür, dass sie sich mit den Messezielen identifizieren, Spaß an der Aufgabe haben sowie sozial und fachlich kompetent sind. Für ihren Einsatz während der Messe erhalten die Kollegen nicht nur ein Briefing sondern auch (geldwerte) Anerkennung. Auf diese Weise gelingt es uns, unseren Kunden und Interessenten ein optimales, authentisches Erlebnis im Kontakt mit unserer Marke zu vermitteln und uns vom Mitbewerb zu differenzieren.

Wie erfahren Ihre Kunden und Interessenten von Ihrer Messebeteiligung?

Unsere Bestandskunden werden persönlich über den Vertrieb und/oder per Email eingeladen. Potenzielle Neukunden lernen wir vor Ort auf der Messe kennen.

Für die Ansprache von Kunden und Interessenten ziehen wir Daten und Informationen aus unserem CRM System. Das Marketing übernimmt die Messeeinladungen sowie den Versand von Gratistickets an wichtige Kunden. Der Vertrieb ist natürlich eingebunden, er sorgt im Vorfeld auch für Gesprächsvereinbarungen am Messestand.

Unser Messepublikum erfährt auf unserer Website von den Messeterminen und -neuheiten. Gerne schalten wir auch Inserate in Fachmagazinen, um auf unsere Messebeteiligungen aufmerksam zu machen. Basierend auf unseren CRM Daten übernimmt das Marketing die Messeeinladungen sowie den Versand von Gratistickets an wichtige Kunden. Der Vertrieb ist natürlich eingebunden, er sorgt im Vorfeld auch für Gesprächsvereinbarungen am Messestand.

Mehrstufiges, cross-channel Messemarketing ist unsere Antwort auf diese Frage. Wir kennen die Bedürfnisse und Vorlieben unterschiedlicher Besuchergruppen/Buyer Personas und bieten ihnen im Vorfeld einer Messebeteiligung individualisierte Informationen mit Mehrwert. Unsere Firmenwebsite nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein. Alle Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld zielen darauf ab, qualifizierte Messeleads zu generieren. Der Zufall führt bei uns nicht Regie.

Wie erfassen und bearbeiten Sie Ihre Kontakte auf der Messe?

Die Entscheidung, ob Gesprächskontakte auf der Messe erfasst werden, liegt im Ermessen unserer MitarbeiterInnen am Messestand. Diese sammeln Visitenkarten und machen Notizen zu einzelnen Messegesprächen. Interessante Kontakte werden vom Vertrieb meist innerhalb von 2-6 Wochen nach Messeende nachverfolgt.

Intern kommuniziertes Ziel ist die möglichst vollständige Erfassung von Gesprächskontakten. Wir haben einen standardisierten Messekontaktbogen in Verwendung, welcher im/nach dem Messegespräch händisch ausgefüllt wird. Die Kontaktbögen werden gesammelt, die Inhalte werden möglichst zeitnah digitalisiert (und ins CRM-System übertragen). Wenn das Backoffice diese Aufgabe übernimmt, kommt es manchmal zu internen Rückfragen. Die Messenachbearbeitung ist innerhalb von 2-3 Wochen abgeschlossen.

Die systematische Erfassung von Gesprächskontakten auf der Messe ist uns eine Verpflichtung. Informationen aus den händisch ausgefüllten Messekontaktbögen werden bereits am Messestand (laufend) in unser CRM System übertragen, damit „reife Leads“ vom Vertrieb sehr zeitnah zur Messe kontaktiert und konvertiert werden können.

Die systematische Erfassung von Messekontakten ist integraler Bestandteil unserer digital gestützten Leadmanagement-Strategie. Zur Kontakterfassung und -verarbeitung nutzen wir digitale Leadbögen, welche an unser CRM System angebunden sind. Die Messenachbearbeitung erfolgt direkt auf der Messe. Die Besucher erhalten unmittelbar nach dem erfolgten Kontakt eine automatisierte Nachricht, welche i.d.R. auch eine verbindliche Vereinbarung über weitere Schritte enthält. Damit sichern wir uns einen Vorsprung gegenüber dem ausstellenden Mitbewerb.

Wie messen Sie Ihren Messeerfolg?

Unser Messeerfolg lässt sich nicht konkret „messen“. Wir verlassen uns auf unsere Beobachtungen und das Bauchgefühl während der Messe und ziehen Vergleiche zu den Vorjahren. Wenn unser Messestand gut besucht war, dann ist das ein Erfolg.

Da wir im Vorfeld einer Messebeteiligung eine Vorstellung davon entwickelt haben, was wir erreichen wollen, führen wir die Wahrnehmungen des Standteams nach der Messe zusammen und bewerten die Zahl und Qualität der gesammelten Visitenkarten. Der eigentliche Messeerfolg stellt sich oft erst viele Monate nach Messeende ein, wenn der Vertrieb interessante Kontakte erfolgreich bearbeitet hat.

Wir verfolgen klare, qualitativ und quantitativ definierte Zielsetzungen mit jeder Messebeteiligung. Die Erreichung oder Verfehlung definierter Kennzahlen (u.a. dokumentierte Leads) fließt in die Beurteilung unseres Messeerfolgs ein. Da wir Messe auch als Lernraum nutzen wollen, identifizieren wir konkrete Verbesserungen, die bei der nächsten Messebeteiligung umgesetzt werden.

Messebeteiligungen beanspruchen einen beträchtlichen Teil unseres Kommunikationsbudgets. Daher haben wir uns auf den Weg gemacht, den Return on Exhibition Investment zu ermitteln. Systematisches (digitales) Leadmanagement ist für uns ein „must-have“. Daneben experimentieren wir mit anderen Formen der Erfolgskontrolle, wie z.B. Besucherbefragung oder (digitalen) Tools zur Besucherzählung und Wegeverlaufsanalyse.

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Kontakt

Wolfgang KREUTZER
Senior Projektleiter | Teamleiter Österreich

M.: +43 (664) 88 54 50 60
T.: +43 732 272 333 14
wolfgang.kreutzer@bludonau.com

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